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Comment les entreprises qui utilisent une caisse enregistreuse peuvent-elles s’assurer de leur conformité avec le RGPD ?

RGPD et logiciel de caisse : les infos clés.Voici les informations dont vous avez besoin pour être en conformité avec la nouvelle réglementation européenne.

Quand et où le RGPD est-il applicable ?

Le nouveau Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles (RGPD) est applicable dans toute l’Europe à compter du 25 mai 2018.

A qui s’applique-t-il ?

Le RGPD concerne l’ensemble des acteurs qui sont amenés à manipuler des données personnelles de résidents européens.

Quels sont les objectifs du RGPD ?

Le but de cette mesure de grande ampleur est d’assurer au citoyen européen un plus grand contrôle de ses données personnelles. Elle vise aussi à simplifier un environnement réglementaire jusqu’ici très complexe et hétérogène d’un pays à l’autre. Sa mise en œuvre devrait donc contribuer à une harmonisation juridique ainsi qu’à l’assouplissement des charges administratives qui pesaient jusqu’ici sur les entreprises.

Les entreprises utilisant un logiciel de caisse sont-elles concernées ?

Si votre commerce est équipé d’un logiciel de caisse, vous traitez des informations personnelles sous format numérique et êtes donc soumis à cette nouvelle réglementation.

Vous devez alors réaliser plusieurs actions telles que :

  • Cartographier les données personnelles dont vous disposez
  • Déterminer les données que vous avez besoin de conserver
  • Mettre en place les mesures de sécurité adaptées
  • Créer des procédures pour gérer les données personnelles

Votre logiciel de caisse est-il conforme à la RGPD ?

Il est impératif de choisir un logiciel de caisse qui est conforme au RGPD. helloCash est un exemple de logiciel de caisse qui respecte votre droit à la vie privée et accorde une grande importance à la protection et la sécurité de vos données personnelles. Il est conforme à la RGPD et s’engage à accompagner ses clients dans la mise en conformité de leurs pratiques.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la nature des données récoltées et utilisées lors de l’utilisation des services proposés par helloCash, consultez la « Déclaration de protection des données » ici. La collecte, l’enregistrement et l’utilisation de ces données sont réalisés selon le respect de la législation. Retrouvez les détails sont indiqués dans cette déclaration.

Par ailleurs, pour vous assurer qu’helloCash réponde bien à toutes les exigences légales en vigueur, vous pourrez télécharger ici très prochainement une confirmation écrite à ce sujet (convention sur le traitement des données personnelles) au format PDF.

Pour toute question à ce sujet, helloCash met par ailleurs à votre disposition une équipe support.

Ainsi, veillez à faire le choix d’un fournisseur de logiciel de caisse sérieux et transparent.

Ce que vous devez faire pour être conforme au RGPD

Il est essentiel de bien veiller à être en conformité avec le RGPD, sous peine de lourdes sanctions. En France, c’est la CNIL qui est en charge du respect des libertés individuelles. N’hésitez pas à consulter cet organisme pour respecter strictement vos obligations.

La première étape de votre mise en conformité, c’est d’informer personnes dont vous stockez les données de leurs droits. Vos clients ont en effet un droit d’accès, de rectification, ou encore un droit à l’oubli. Consultez la liste de leurs droits et informez-les sur ces derniers.

Vous êtes aussi soumis à un devoir de transparence sur les données que vous enregistrez et sur l’utilisation que vous en faites. Vous ne pouvez collecter aucune donnée personnelle sans l’accord préalable de la personne concernée. Ces informations doivent être exploitées dans le cadre d’un usage « précis et légitime » et pour une durée limitée. Ainsi, pour ne pas conserver trop longtemps des données personnelles sur vos clients, vous devez instaurer une politique d’archivage de vos données clients, afin que celles-ci ne soient plus exploitées à titre commercial après une certaine période. La participation à votre programme de fidélité ou l’inscription à votre newsletter sont des exemples de pratiques soumises à ces règles.

En cas de contrôle, vous devez pouvoir démontrer votre conformité avec le RGPD et présenter un registre des traitements de données que vous effectuez. Retrouvez toutes les informations relatives à ce registre sur cette page: https://www.cnil.fr/fr/rgpd-et-tpepme-un-nouveau-modele-de-registre-plus-simple-et-plus-didactique

Vous avez maintenant en tête les principales obligations à respecter pour être conforme au RGPD. Si vous avez des questions relatives à l’utilisation de votre logiciel de caisse dans le cadre du RGPD, les équipes d’helloCash se tiennent à votre disposition.

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