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Qu’est-ce qu’un livre de caisse ?

Il n’est pas toujours évident de tenir la comptabilité de son commerce quand on n’est pas un expert en la matière. Une bonne tenue de caisse est pourtant indispensable au bon fonctionnement de l’activité. Des dispositions légales rendent par ailleurs obligatoires un certain nombre de pratiques. Depuis le 1er janvier 2018, tous les commerçants utilisant un logiciel de caisse doivent par exemple prouver que ce dernier répond aux conditions d’inaltérabilité et de sécurisation. Ainsi, comment être certain de répondre aux exigences légales ? Comment bien appréhender l’univers comptable pour ne pas faire d’erreur néfaste pour votre commerce ? Voici les informations dont vous avez besoin.

Livre de caisse, tenue de caisse, logiciel de caisse : help !

Commençons par le commencement. Vous ne pourrez tenir une comptabilité digne de ce nom si vous ne connaissez pas les termes basiques relatifs à une bonne tenue de caisse.

Au commencement il y avait la caisse

Alors tout d’abord, qu’entendons-nous par « caisse » ? Certes, vous avez en tête l’image de votre matériel qui vous sert à encaisser les clients. Mais en matière comptable, sachez que ce terme se définit par l’ensemble des opérations effectuées au cours d’une journée. Cela comprend donc les encaissements d’un côté, et les décaissements de l’autre.

A partir du moment où vous tenez une caisse et réalisez ces deux types d’opérations, vous avez l’obligation de tenir un livre de caisse. Nous reviendrons sur cette obligation fiscale et comptable un peu plus loin dans l’article.

Un livre de caisse, pour quoi faire ?

Vous souhaitez donc savoir ce que représente ce fameux « livre de caisse » obligatoire. Aussi appelé « brouillard de caisse », ce document recense de façon détaillée et quotidienne toutes les recettes et dépenses. En principe, le livre de caisse ne doit enregistrer que les opérations en espèces. Dans le commerce de détail, pourtant, le livre de caisse peut recenser l’ensemble des recettes du jour quel que soit le mode d’encaissement : cash, chèques, cartes bleue… C’est le cas, par exemple, des salons de coiffure ou de beauté, des restaurants, ou encore des magasins de prêt-à-porter.

Dans ce livre, les opérations d’encaissement et de décaissement sont enregistrées de manière chronologique. Ces enregistrements doivent alors comprendre un certain nombre de données. En effet, pour chaque entrée ou sortie d’argent, doivent être mentionnés :

  • La date de l’opération
  • Le montant TTC du paiement ou du prélèvement
  • Le montant de la TVA
  • Le mode de paiement ou de prélèvement, appelé « texte de comptabilisation »
  • Le créditeur et e débiteur : de qui à qui est réalisée l’opération
  • Le numéro de la pièce justificative
  • Le solde de caisse quotidien : ce solde est obtenu en prenant le solde de la journée précédente plus les recettes du jour, moins les dépenses

A chaque mouvement du livre de caisse doit correspondre un document comptable justificatif. Par ailleurs, un livre de caisse ne peut jamais faire apparaître un solde négatif. Une caisse ne peut être complètement vide : elle doit contenir au minimum le fonds de caisse.

A noter : chaque caisse individuelle doit avoir son livre de caisse. Ainsi, si vous tenez trois caisses individuelles, trois livres de caisse doivent être complétés chaque jour.

Ainsi, le livre de caisse permet de suivre chaque jour l’évolution de la caisse. Il constitue aussi un outil indispensable pour limiter les erreurs de caisse. Concernant sa forme, il peut s’agir d’un document écrit ou informatisé, une version numérique ayant la même force de preuve comptable qu’une version papier. Certains logiciels de caisse tels qu’helloCash permettent l’édition automatique du livre de caisse.

Penchons-nous maintenant sur ces fameux « logiciels de caisse ».

Et si on s’intéressait au logiciel de caisse…

Pour bien comprendre, il faut distinguer le matériel en lui-même et l’outil numérique qui lui permet de bien fonctionner. Concrètement, côté matériel, on parle de « terminal de caisse ». Ce terminal peut être :

  • Un tiroir caisse
  • Un ordinateur, une tablette ou  même un smartphone
  • Un terminal de paiement tel qu’un terminal de carte bancaire

Côté outil numérique, vous trouvez ensuite le fameux logiciel de caisse. Aussi appelé logiciel « point de vente », il permet la gestion des encaissements, mais aussi d’autres fonctionnalités plus ou moins pratiques en fonction du logiciel que vous aurez choisi. Et ce sont ces fonctionnalités en plus qui apportent depuis quelques années un souffle de modernité merveilleux dans nombre de petits commerces.

Lorsque vous associez votre matériel de terminal de caisse avec un logiciel d’encaissement, vous pouvez en effet gérer de nombreux aspects de votre activité commerciale, ce qui était impossible avec une bonne vieille caisse enregistreuse.

Nous reviendrons sur l’utilité incroyable d’un logiciel de caisse à la fin de cet article. Mais avant cela, faisons un petit point sur les obligations légales en termes de tenue de caisse.

Livre de caisse et dispositions légales : ce qu’il faut savoir

Vous l’avez compris, la tenue d’un livre de caisse n’est pas une simple coquetterie. Il s’agit bien d’une obligation légale. La manière avec laquelle vous compléterez ce document pourra être contrôlée par l’administration fiscale. Le livre de caisse est au cœur de votre comptabilité. Il faut donc bien respecter les règles applicables à votre activité.

Ainsi, en cas de contrôle fiscal, vous devez être en mesure de présenter le détail des articles vendus. Si votre livre de caisse a été complété selon les informations énoncées précédemment dans cet article, vous pourrez facilement fournir un récapitulatif journalier de vos opérations. Prenez donc bien soin de remplir votre livre de caisse comme il se doit. Ne laissez rien au hasard et détaillez au maximum. Précisez le taux de TVA, les types d’articles et les quantités correspondantes, les remises et promotions, etc. Soyez vigilant sur la mention du type de règlement, les sorties d’espèces et les remises à la banque.

Un contrôle fiscal peut par ailleurs invalider votre comptabilité si le livre de caisse fait apparaître un solde négatif. Veillez à bien calculer votre solde de caisse à la fin de chaque journée. Celui-ci doit correspondre aux espèces réellement en caisse. Il est ainsi recommandé de laisser un fonds de caisse identique chaque jour et de limiter le solde de caisse en faisant des dépôts en banque de manière régulière. Ce dépôt correspond à la recette espèces à laquelle on soustrait les retraits ou les règlements en espèces.

Tout ceci peut vous paraître lourd à mettre en place, mais il s’agit bel et bien d’obligations légales incontournables. En cas de non-respect de ces règles comptables, vous vous exposez à des amendes conséquentes, voire à la liquidation de votre commerce.

Mais soyez rassuré : il existe une solution pour répondre à toutes ces exigences légales sans y consacrer trop de temps et en boostant par ailleurs votre activité ! Cette solution : le logiciel de caisse. Vous vous demandez ce qu’il vient faire ici ? Lisez les quelques lignes qui suivent et téléchargez gratuitement helloCash : votre livre de caisse sera à votre disposition en un clic !

Votre livre de caisse exportable en un clic : merci helloCash !

Nous vous avons expliqué précédemment ce que représente un logiciel de caisse. Inutile, donc, de revenir, sur le gain de temps et de productivité apporté par cet outil révolutionnaire. Ce que nous voulons vous dire ici, c’est que le choix de ce logiciel pourra aussi révolutionner votre comptabilité. Oubliez les heures à chercher vos tickets perdus, à faire des calculs d’apothicaire sur votre vieille caisse enregistreuse. Adieu les soirées à s’arracher les cheveux la veille d’un contrôle fiscal.

En utilisant un logiciel tel qu’helloCash, vous pourrez fournir tous les justificatifs comptables en quelques secondes. Grâce à ses fonctionnalités très poussées, toutes les opérations sont instantanément enregistrées. Il ne vous sera donc plus nécessaire de tenir un livre papier : tout sera désormais automatisé ! Avec helloCash, vous obtenez directement sur votre ordinateur, votre smartphone ou votre tablette l’enregistrement et la justification du détail des recettes, l’enregistrement du détail de tous les autres mouvements de caisse, la détermination du solde de caisse, etc.

Avec helloCash, vous pouvez exporter votre livre de caisse en un clic !

Vous avez peur de ne pas être dans les clous ? Impossible ! Depuis le 1er janvier 2018, les logiciels de caisse répondre aux conditions d’inaltérabilité et de sécurisation dictées par la loi. Soumis à la norme NF 525, helloCash répond à toutes les exigences légales. Pour prouver sa conformité, en cas de contrôle, vous n’avez qu’à fournir un certificat téléchargeable directement en ligne.

Nul besoin d’en faire des caisses, donc… votre comptabilité devient un jeu d’enfant avec helloCash !

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